Trọng tâm của Hội nghị là tổng kết công tác tổ chức Ngày GTTG tại Madrid tháng 8-2011 và chuẩn bị cho việc tổ chức Ngày GTTG kỳ tới tại Rio de Janeiro, Brazil, vào trung tuần tháng 7-2013.
Tham dự Hội nghị có gần 300 đại biểu đang làm công tác mục vụ giới trẻ gồm hồng y, giám mục, linh mục và các bạn trẻ đến từ gần 100 nước và nhiều phong trào giới trẻ ở khắp nơi trên thế giới. Việt Nam có 1 đại biểu giới trẻ.
Ngày đầu tiên 29-3, Hội nghị chính thức khai mạc với diễn văn chào mừng của Đức Hồng y Stanislaw Rylko, người Ba Lan, đương kim Chủ tịch Hội đồng Toà Thánh về Giáo dân. Tiếp đến, Hội nghị nghe ĐHY Antonio Maria Rouco Varela, người Tây Ban Nha, Tổng Giám mục Madrid, Trưởng Ban Tổ chức địa phương Ngày GTTG 2011 vừa rồi, tổng kết những hoa trái thiêng liêng do Ngày GTTG mang lại cách riêng cho TGP Madrid và những tác động mục vụ của nó chung cho cả nước Tây Ban Nha. Bổ sung cho những tổng kết của ĐHY Varela là tham luận của các đại biểu đại diện cho từng châu lục đến từ Philippines (Á châu), Madagascar (Phi châu), Venezuela (Mỹ châu), Australia (Úc châu) và Ba Lan (Âu châu). Trong phần thảo luận, thêm nhiều đại biểu đóng góp các ý kiến, phần đông nói lên những tác động tích cực của Ngày GTGG đối với giới trẻ nước mình.
Đầu giờ chiều, ông Yago de la Cierva, Giám đốc Điều hành Ngày GTTG 2011, đại diện Ban Tổ chức báo cáo những kết quả đạt được trên bình diện tổ chức gồm cả thành tựu và những khiếm khuyết. Cũng thêm nhiều đại biểu đã phát biểu các ý kiến bổ sung cho báo cáo của ông. Trong ý kiến của mình gửi Ban Tổ chức, đại biểu đến từ Việt Nam đã nêu những khó khăn trong khâu cấp visa của Toà Đại sứ Tây Ban Nha, gây trở ngại cho công việc chuẩn bị của đoàn Việt Nam nói chung và cho bản thân các bạn trẻ từ Việt Nam có nguyện vọng tham dự Ngày GTTG nói riêng. Hy vọng những trở ngại này được Ban Tổ chức nhìn nhận và những góp ý của các đại biểu sẽ được Ban Tổ chức kỳ tới tại Rio đúc kết và cải thiện. Ngày làm việc thứ nhất kết thúc với Thánh lễ tạ ơn do ĐHY Antonio Maria Rouco Varela chủ sự.
Ngày thứ hai của Hội nghị - thứ sáu 30-3, mang chủ đề “Trên con đường chúng ta tới Rio 2013” - có lẽ là ngày làm việc được nhiều đại biểu quan tâm. Khởi đầu là phát biểu của Đức cha Orani Joao Tempesta,TGM Rio, về ý nghĩa của Ngày GTTG đối với TGP Rio de Janeiro; tiếp đến, Đức cha Eduardo Pinheiro da Silva, Chủ tịch Uỷ ban Giám mục về Giới trẻ của Brazil, trình bày đề tài Giáo Hội và Mục vụ Giới trẻ tại Brazil; kết thúc buổi sáng là phần trình bày của Cha Carlos Savio, Giám đốc Văn phòng Giới trẻ thuộcHĐGM Brazil, về những công việc chuẩn bị về mục vụ cho Ngày GTTG 2013 tại Brazil, cùng phần ra mắt của Ban Tổ chức địa phương Ngày GTTG này.
Cả buổi chiều, Hội nghị cùng bàn về những khía cạnh mục vụ và hậu cần cho Ngày GTTG 2013 như: ngày tại các giáo phận, khâu đăng ký, visa, nơi ở, các bữa ăn, việc học giáo lý, các sự kiện chính (chào đónĐức Thánh Cha, Đàng Thánh Giá, Đêm Canh thức, Thánh lễ bế mạc), các tình nguyện viên, phương tiện giao thông cho đi lại, quản lý an ninh và liên lạc với lãnh đạo giới trẻ của quốc gia hay phong trào… với nhiều ý kiến sôi nổi. Để tiếp tục tiếp thu các ý kiến góp ý, Ban Tổ chức lần này đặc biệt nhấn mạnh đến vai trò của các điều phối viên cấp quốc gia cho Ngày GTTG và dự kiến sẽ có một dịp gặp gỡ chung các vị này tại Rio vào cuối tháng 11-2012. Có thể nói, những trình bày này cho thấy Ban Tổ chức của Rio đã có một sự chuẩn bị khá kỹ lưỡng. Cuối buổi thảo luận, sự xuất hiện “bất ngờ” của các vị thuộc chính quyền bang Rio de Janeiro do thống đốc Sergio Cabral dẫn đầu, nói lên lòng mến khách của địa phương đăng cai Ngày GTTG kỳ này. Phát biểu trong Hội nghị, vị đại diện chính quyền bang Rio de Janeiro mong được đón tiếp rất nhiều bạn trẻ để cùng nhau chia sẻ, cùng nhau biểu lộ và cùng nhau sống đức tin của mình.
Ngày thứ bảy 31-3, ngày làm việc cuối cùng, Hội nghị dành trọn thời gian để chia sẻ chủ đề “Giáo dục Kitô giáo cho giới trẻ, một ưu tiên trong sứ vụ của Giáo Hội”. Sau phần gợi mở của Đức cha Josef Clemens, thư ký Hội đồng Toà Thánh về Giáo dân, là thuyết trình của cha Fabio Attard, Tổng Uỷ viên Hội đồng Mục vụ Giới trẻ Dòng Salêdiêng, về mục vụ giới trẻ và những thách thức cho giáo dục hôm nay. Các đại biểu lại tiếp tục thảo luận xoay quanh đề tài này. Buổi chiều là phần trao đổi kinh nghiệm của các tổ chức giáo dục Công giáo đã và đang thực hiện sứ mệnh quan trọng này.
Phát biểu đúc kết 3 ngày hội thảo, ĐHY Rylko đã cám ơn các tham dự viên và mời gọi mọi người cùng cầu nguyện cho Ngày GTTG sẽ diễn ra tại Rio sang năm được thành công. Ngài cũng không quên nhắc nhở các bạn trẻ tham dự viên không chỉ sống và biểu lộ đức tin của mình trong những ngày hội, mà còn mọi ngày trong môi trường học tập và công tác của mình.
Sáng Chúa Nhật Lễ Lá 1-4 cũng là Ngày GTTG lần thứ XXVII được tổ chức ở cấp giáo phận, các đại biểu đã cùng đông đảo các bạn trẻ Giáo phận Rôma quây quần xung quanh Đức Thánh Cha Bênêđictô XVI cử hành Ngày GTTG, khai mạc Tuần Thánh tại Quảng trường Thánh Phêrô.
Bên lề Hội nghị, các đại biểu giới trẻ thuộc các nước Á châu cũng có một giờ gặp gỡ riêng để cùng chia sẻ về mục vụ giới trẻ nước mình và nắm bắt thông tin về Ngày Giới trẻ Á châu (Asian Youth Day, AYD)lần thứ 6 sẽ tổ chức tại Hàn Quốc cũng năm 2013.